Fini le casse tête des papiers administratifs
Découvrez mes trucs et astuces pour trier, classer et ranger durablement vos papiers administratifs et ne plus vous laisser déborder !
Découvrez mes trucs et astuces pour trier, classer et ranger durablement vos papiers administratifs et ne plus vous laisser déborder !
C’est bientôt le moment de faire la déclaration d’impôts, il est donc temps pour moi de commencer la corvée du tri et du rangement des papiers administratifs… Exercice que je fais une à deux fois par an.
Je me suis dit que mes astuces pourraient vous intéresser si comme Papa Bricoleur vous avez développé une phobie administrative ou si comme moi vous appréciez que tout soit correctement rangé et facile à retrouver.
Voici donc comment je m’y prends pour trier, classer et ranger durablement mes papiers administratifs !
Les étapes pour trier et désencombrer ses papiers administratifs
Regrouper tous les papiers administratifs au même endroit :
À la maison, les papiers administratifs sont éparpillés à plusieurs endroits différents. La première étape a donc consisté à tout rassembler, en allant chercher des documents jusque dans la voiture de Papa Bricoleur.
Puis je me suis installée un espace de tri dans la mezzanine, à proximité de mon bureau et des différents outils qui me permettent de conserver mes papiers.
Catégoriser les papiers administratifs :
J’ai créé différentes catégories (assurances, maison, salaires, impôts, santé, véhicules, banque) que j’ai sorti les différentes pochettes colorées qui définissent autant de piles de documents. Cela dans le but de trier chaque document sur le tas correspondant.
Vous pouvez faire autant de catégories que vous souhaitez, mais pour optimiser votre temps, pensez tout de même à regrouper certaines catégories ensemble pour ne pas avoir trop de piles différentes.
Trier chaque catégorie :
Les papiers administratifs ne se conservent pas, pour la plupart, ad vitam aeternam. Il faut donc porter une attention particulière à la durée de validité des documents. À titre d’exemples, les livrets de familles et les diplômes doivent être conservés de manière permanente tandis que les factures d’eau se conservent 5 ans contre une année pour les factures téléphoniques.
La durée varie ainsi en fonction du type de document administratif. Alors, même si le but est de désencombrer et de se débarrasser d’un maximum de documents (ce qui permettra d’en avoir moins à ranger), il ne faut pas tout jeter. Vous pouvez vous rendre sur le site du Service Public qui donne toutes les informations dont vous aurez besoin ainsi qu’un lien pour télécharger le tableau récapitulatif !
C’est pour ma part l’étape qui me prend le plus de temps car elle nécessite que je fouille dans mes classeurs et pochettes pour repérer et jeter les papiers « périmés ».
Détruire les papiers administratifs :
Une fois le tri effectué, il ne me reste plus qu’à me débarrasser des documents inutiles en les brûlant. Vous pouvez tout aussi bien les découper grâce à un destructeur de documents ou les déchirer vous-même en une multitude de petits morceaux.
Quoi qu’il en soit, je vous déconseille de les jeter comme ça au recyclage pour éviter tout problème tel que l’usurpation d’identité !
Et voilà, les papiers sont triés ! C’est bien beau, mais il faut désormais s’attaquer au rangement.
Classer et ranger durablement ses papiers administratifs
Ranger les papiers administratifs dans des pochettes colorées :
J’ai fais le choix de ranger mes papiers administratifs dans des pochettes colorées reprenant les catégories citées précédemment ; les factures de la maison sont ainsi classées dans une pochette cartonnée verte. Et on retrouve dans cette pochette des chemises de la même couleur reprenant des sous-catégories telles que le chauffage, l’électricité, l’eau etc.
Ranger les papiers administratifs dans des classeurs :
Je possède un classeur rempli de fiches plastiques qui regroupent toutes nos fiches de paye. Dans chaque fiche plastique, on retrouve classées du plus récent au plus ancien l’ensemble des bulletins de salaire d’une année ; nos contrats de travail sont quant à eux positionnés à la fin du classeur.
Regrouper tous les papiers administratifs au même endroit :
Les classeurs et les pochettes sont tous rangés dans le même meuble. Situé dans la mezzanine, les enfants n’y ont pas accès et c’est plus facile pour nous de trouver un document lorsqu’on en a besoin.
Mon organisation au quotidien pour les papiers administratifs et les pièges à éviter
Mon organisation pour les papiers administratifs :
Il est évident que je ne range ni quotidiennement ni de manière hebdomadaire tous les papiers administratifs que je reçois par courrier. Je le fais en revanche pour les factures numériques que je transfère dans le dossier adéquat sur mon ordinateur.
Lorsque je reçois un courrier qui est à traiter, je le fais soit dès sa réception, soit je le mets dans mon vide poche afin de m’en occuper dans la semaine. Les papiers vont ensuite suivre une voie différente en fonction de leur nature.
Pour les papiers que nous recevons très régulièrement tout au long de l’année (cantine, salaires, impôts, relevés de compte, ordonnances…), je les range une fois par semaine dans un classeur situé sous mon vide poche. Il regroupe les documents de l’année en cours et est vidé une première fois au début de l’année civile et une seconde fois au début de l’année scolaire.
Pour les documents plus rares que l’on reçoit une à deux fois par an (facture d’eau, échéanciers…) je les dépose dans le meuble de la mezzanine afin qu’ils soient rangés au moment où je referai mon tri et mon rangement annuel !
Les pièges à éviter :
Si vous êtes phobiques des documents administratifs, pensez au moins à les regrouper au même endroit, même si c’est un tiroir ou une pochette. Cela vous permettra de ne pas perdre un papier.
Ne faites pas de pochette ou de classeur « en cours », « documents à traiter », « à ranger »… Faites directement des pochettes ou des classeurs par catégorie. Sinon, les factures d’électricité (à payer) finiront un jour par côtoyer les bulletins de salaires et seront par conséquent plus fastidieux à retrouver !
Si vous êtes un adepte du tout numérique, vous pouvez demander à recevoir de nombreux documents sous format numérique. Les factures et autres documents sont accessibles sur vos espaces client, donc pas besoin de les télécharger !
Pour le reste, il suffit de choisir une playlist sympa et de prendre votre courage à de mains !
Et voilà, le tri et le rangement des papiers administratifs n’ont plus de secret pour vous, alors maintenant on se retrousse les manches et on se met au travail.
J’ai hâte de découvrir votre organisation. Dites-moi tout en commentaires !
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